Oppgaven:
Lede flere helsetjenester i kommunen spredt på flere bygg. Målet er å fremme tjenesteutvikling og forbedre samhandling mellom tjenestene i nytt bygg fra 2031.

Løsningen:
Omorganisere «backstage» og sørge for god opplæring, turnusplanlegging, fagstøtte, koordinering, rolleavklaringer og ledelse.

Resultatet:
Et kinderegg med bingotillegg:

• Mindre sykefravær
• Forbedret arbeidsmiljø
• Flere søkere til ledige stillinger
• Økonomisk gevinst på 2,9 millioner kroner i 2025

Etter to år med kraftige kutt i budsjettene havnet Tromsø kommune på ROBEK-lista (Register om betinget godkjenning og kontroll) den 26. august i år. 

Havner en kommune der, blir det fortsatt smalhans, sannsynligvis også innen helse- og omsorgstjenestene.

– Åtte årsverk i rein kjøretid

Så det er nesten med kniven på strupen at Camilla Børresen leder en haug med helse- og omsorgstjenester på Kvaløya i Tromsø kommune. Og Kvaløya er DIGER, faktisk den femte største øya i Norge:

– Vi bruker åtte årsverk i rein kjøretid i året. Vi kan bruke 40 minutter på å komme oss til en plass for et 20 minutters oppdrag. Politikerne skjønner ikke alltid at det ikke går an å sammenlikne oss med byen på logistikk, sier hun.

Likevel har hun klart det man skulle tro var umulig: Spare penger, samtidig som folk trives på jobb. 

Kvaløyamodellen er det store nøkkelordet her. Børresen kaller den for «en organiseringsmodell som fremmer faglig ledelse i front».

– Ledere skal få være ute blant folkene sine, slår hun fast.

Reddet sykehjemmet

Fra før var Børresen enhetsleder for hjemmetjenesten på Kvaløya, og hadde også ledelsesansvaret for omsorgsboliger, dagaktivitetstilbud, rehabilitering og forebyggende tjenester for eldre i hele Tromsø kommune. 

I 2024 ble hun i tillegg enhetsleder for det som tilbake i 2021 var et kriserammet sykehjem på Kvaløya. Politikerne hadde fjernet mange av plassene, og det var hakket før nedleggelse.

– Sommeren 2021 hadde jeg ikke tre nattevakter å sende ut til tre ulike fjorder i hjemmetjenesten, så vi måtte starte sykehjem. Hjemmetjenesten bemanna en avdeling på sykehjemmet over hele sommeren. 

Det ble som en starthjelp for sykehjemmet. Nå har det reist seg og har gode søkertall, selv om det er nedslitt og gammelt. Nettverket er dårlig, så de får ikke brukt trygghetsskapende teknologi. 

Men det hjelper å vite at akkurat det skal bedre seg med nytt bygg om fem år. Da skal nemlig Kvaløya bo- og velferdssenter stå ferdig med felles tak for både hjemmetjenesten, sykehjemmet og det dagsenteret som fra før er på Kvaløya.

– Vi har fått et godt omdømme og har gode søkertall. Ansatte kjører langt for å få jobbe hos oss, både på sykehjemmet og i hjemmetjenesten. Folk ringer og spør: «Har dokker jobb te mæ?». Vi blir jo litt stolte da.

– Med felles enhetsleder unngår vi interessekonflikter

Til sammen har Børresen nå ansvaret for 14 tjenesteytende avdelinger og to administrative. 500 ansatte er fordelt på rundt 170 årsverk.

Hun har personalansvar for 11 avdelingsledere pluss noen særstillinger i administrasjonen, til sammen 22 personer.

I fjor reduserte Børresen flere stillinger (se faktaboks). Dermed sparte hun ikke bare 2,9 millioner kroner. Erfaringen er at det også blir lettere å lede med færre lederstillinger.

– Med felles enhetsleder unngår vi interessekonflikter. Jeg ser helheten. Både muligheter og begrensninger.

Planen var å bygge en «mer robust» (som det heter i alle plandokumenter for tiden) administrasjon. Det trengs når sykehjemmet skal utvide med 104 til 160 heldøgnsplasser. 

– Vi blir større enn Carpe Diem demenslandsby i Bærum. I tillegg er det ventet vekst i hjemmesykepleien, opplyser Børresen.

Backstage og onstage

For å tydeliggjøre tenkningen rundt organiseringen, har Børresen lånt et uttrykk fra teater- og musikkbransjen:

– Vi deler inn i «backstage» og «onstage», sier hun og forklarer:

Ansatte i førstelinjen er onstage når de møter pasienter, kollegaer, pårørende og øvrige samarbeidspartnere. Alt før disse møtene er backstage, slik som turnusarbeid, bemanning, fraværshåndtering, opplæring, faglig støtte, koordinering, rolleavklaringer, dokumentasjon, avvik, oppfølging av sykefravær, arbeidsmiljø, kulturbygging og ledelse.

– Det som skjer onstage, blir ikke bra av seg selv. Det må rigges backstage. Det gjør at førstelinjen kan stå tryggere, sier hun.

Men også ledere og det administrative og faglige støttepersonellet kan jobbe onstage: Personalkonsulenten vil være onstage i den delen av en rekrutteringsprosess som innebærer møter med mennesker, for eksempel i intervjuer. Mens fag- og kvalitetskoordinatorene er onstage når de tar imot nye studenter og elever, og når de gir praktisk opplæring til ansatte om ulike rutiner eller prosedyrer.

– Så onstage blir på en måte våre menneskemøter innenfor hver våre områder, oppsummerer Børresen.

Vil ta bedre vare på de ansatte

I Kvaløyamodellen forsøker de så godt de kan å tilrettelegge turnus for ulike livsfaser. Med årene sliter noen med helsa. De kan få tilbud om å jobbe på dagsenteret.

– Da trives de mye bedre. De har jo masse kompetanse, så det er flott å få beholde dem.

De med barn kan ha behov for å begynne litt seinere på vakt for å få levert i barnehage og SFO.

Det er også lov å bli litt lei.

– Hvis noen har lyst å jobbe en annen plass hos oss, men er usikker på hvordan det vil være, bevilger vi permisjon slik at de får prøve. Vi trenger ikke være redd for å miste dem til UNN. Dette blir på en måte stordriftsfordelen vår.

Arbeidet har blant annet resultert i kommunens laveste sykefravær hos hjemmetjenesten. Til og med sykehjemmet har fått færre sykmeldinger.

Og personalkonsulent Lisbeth Pedersen hadde egentlig tenkt å gå av med pensjon, men synes jobben har blitt så spennende at hun vil jobbe halvannet år til, sa hun i lokalavisa iTromsø.

Har advart kommunen

Men Børresen minner om én viktig ting:

– Et godt personalarbeid onstage er avhengig av et godt personalarbeid backstage. Vi kan ikke ta bort hele backstage i administrasjonen, derfor har jeg advart kommunen mot å tro at det bare er å fjerne noen leder- eller administrative stillinger.

Hun og kollegene skrev et debattinnlegg hos Nordnorsk debatt om akkurat det: «Vi kan ikke rigge ned og forvente mer». 

«Når backstage fungerer, merker ansatte det. De vet hvem de kan spørre. De kjenner rutinene. De får støtte når noe er vanskelig. Nye ansatte blir ikke overlatt til seg selv. Ledere er tett nok på til å fange opp det som begynner å skurre. Ressurspersoner får brukt kompetansen sin. Faget får plass.

Når backstage ikke fungerer, merkes det enda tydeligere. Da blir det mer brannslukking, mer uro, mer dobbeltarbeid, flere misforståelser, dårligere opplæring, mindre tid til fag og mer belastning på dem som står nærmest brukerne. Det kan se ut som innsparing på papiret. Men ute i tjenesten, i møtene mellom menneskene kan det bli dyrt», skrev de.

Frykter at det rakner etter ROBEK

– Hva vil skje med dere nå når dere har blitt en ROBEK-kommune?

– Da frykter jeg at kommunen fjerner akkurat så mye at det rakner, og at alt det gode arbeidet vi har brukt år på å rigge, er det første som skal ryke. Når driften presser på, blir lederen fort vaktmester, brannslukker, problemløser og koordinator for alt som haster.

Børresen er særlig bekymra for at det er lavterskeltilbudene som forebyggende tjenester og dagaktivitetstilbud som først står i fare for å bli nedlagt. Hun understreker at ingen tror at vanskelige prioriteringer kan unngås. 

– Men vi må være ærlige om hva store kutt i helse og omsorg faktisk kan bety. Behovene forsvinner ikke fordi man vedtar et kutt. De flytter bare på seg, sier hun.

Tre kjerneområder

Børresen og kollegene er klar på at Kvaløya-modellen ikke er en mirakeloppskrift. De kjenner presset som alle andre. Men de har forsøkt å rigge tjenesten slik at førstelinjen ikke blir stående alene med alt.

– Vi har tre kjerneområder vi holder fast i: Kvaløya-modellen, «tiltakspakke god arbeidshelse» og «onboarding», sier Børresen og forklarer:

I tiltakspakkegod arbeidshelse fanger de enten opp folk før fraværet kommer, eller følger opp sykmeldte ved å utforske lederstøtten, kollegastøtten og individuell ivaretakelse.

Onboarding handler om å sørge for at alle nyansatte skal få en god start.

– God onboarding er ikke bare å si «velkommen» og vise hvor kaffemaskinen står, sier Børresen.

Det handler om trygghet, opplæring, tilhørighet og tydelige forventninger. Man må vite hvem man kan spørre, forstå hvordan tjenesten fungerer og kjenne at man ikke står alene. 

– Når dette fungerer, merkes det. Folk blir tryggere raskere. De tør å spørre. De får rett og slett en bedre start. Da får de også lyst til å bli, sier Camilla Børresen.

– Har fått mer arbeidsro

Carina Hansen er plasstillitsvalgt for Norsk Sykepleierforbunds medlemmer i hjemmetjenesten på Kvaløya. Hun har fått en ny jobbhverdag med den nye modellen, og har fått tittelen fag- og kvalitetskoordinator. Hun har 80 prosent HMS- og fagansvar for hjemmetjenesten og 20 prosent HMS-ansvar for sykehjemmet.

– Med faglig ansvar og rådgivning til elleve ulike avdelinger, fikk jeg mer arbeidsro når jeg fikk kontor i en annen etasje utenfor avdelingene, sier hun. 

De tre hjemmetjenesteavdelingene har fått hver sine fagsykepleiere i 20 prosent stilling. 

– De er min forlengede arm så jeg kan jobbe mer overordnet med planverk og opplæring.

– Hvordan er det å jobbe for en enhetsleder som har både sykehjem, hjemmetjeneste pluss pluss?

– For meg er det et gode. Jeg blir med i begge enheter og ser hvor skoen trykker og hvor vi kan samarbeide. Jeg ser Camilla mer nå, og vi snakkes hver dag. Hun stikker innom meg hvis jeg har døra oppe. Jeg føler meg sett, er mer til hjelp og gleder meg mer til å gå på jobb nå enn før.

– Hva er det beste med Kvaløyamodellen?

– Vi får jobbe med det vi liker, blir sett og myndiggjort, og alle har avklarte roller. Vi kan så en liten idé til Camilla, så tygger vi litt på den og tar den opp igjen ved anledning. Camilla har sagt at jobben er det første hun tenker på når hun lufter hunden om morgenen. Hun til og med drømmer jobb!

– Ikke noe som er negativt?

– Siden vi mangler en administrasjonskonsulent, ser jeg at det faller enda flere oppgaver på Camilla.